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そろそろオフィスを移転したい!移転スケジュールのポイントは?

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カテゴリ:事例

引っ越しをするには、スケジュールを立てて段取りをしなければなりませんが、オフィスの移転は、住宅の引っ越しとは違った段取りが必要です。

 

今回はオフィス移転の半年前~3ヶ月位前までに何をするのか、説明していきたいと思います。

 

オフィス移転の半年前には何をしたらいいのか


オフィス


まず、なぜオフィスを移転するのか目的を明確にしましょう。

 

事業拡大のため、立地の利便性を上げるため、増員するのには手狭なためなど、さまざまな目的がありますが、それによって移転先も変わります。

 

オフィス移転の目的を決めたら、その半年前には現オフィスの契約を解約するために動き出さなくてはなりません。

 

事務所など賃貸契約の解約は半年前くらいに連絡する必要がありますが、現オフィスの契約内容を確認した上で、それに間に合うように動きます。

 

そして、資金計画を考える必要があります。

 

現オフィスの原状回復、新しく事務所を借りるための手数料や保証金などの諸費用、引っ越し移転費用や事務所開設のための諸経費が必要です。

 

物件を選ぶのも、予算を決めないことには選びようがありませんよね。

 

立地や移転先の条件確認、スケジュールの作成などを行い、物件探しを始めましょう。

 


オフィス移転5ヶ月から3ヶ月前まで


契約


物件を探して、条件を満たす物件が見つかったら契約の段取りをしなくてはなりません。

 

申込書の記入、敷金・礼金・保証金などが総額いくらになるかの確認や支払い方法、返戻方法などをよく確認しなければなりません。

 

そして、物件によっては電話回線工事、電気工事、内装工事など指定工事業者とのやりとりがあるので、確認しておきましょう。

 

その際に、新しいオフィスのレイアウトの検討も併せて行いたいですね。

 

社員一人ひとりのスペース、打ち合わせ室や応接室、会議室などのレイアウト、OA機器の設置位置や照明器具から空調まで、考えることはたくさんです。

 

せっかく移転するのですから、今まであった問題点を解消するようなレイアウトを考えていきましょう。

 

他にも、ロッカーや収納スペースも検討しておきましょう。

 

移転の3ヶ月前には移転先へのOA機器設置、電話の移転、必要物品を購入するための手続きをしておきましょう。

 

そして、取引先へ移転の案内、封筒や会社案内などの住所変更の手続き、受発注先への移転予告通知なども済ませておきたいですね。


 

まとめ


オフィス移転の目的が明確化されたら、まずは現オフィスの解約手配をしましょう。

 

スケジュール作成、物件探し、資金計画については半年前には明確にしておきたいですね。

 

物件が見つかれば契約の段取り、新しいオフィスのレイアウトを考え、今までのオフィスにあった問題点を解決できるものが良いですね。

 

そして移転3ヶ月前くらいには電気やOA工事の手続き、案内状の印刷、封筒や会社案内など、印刷物の手配なども行い、移転後もスムーズに仕事が行える環境を作りましょう。

 

株式会社ダク・エンタープライズでは、新橋・虎ノ門・港区エリアの貸事務所・賃貸オフィスを多数取り扱っております。

 

事業用不動産に関することなら、当社までお気軽にお問い合わせください。

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