オフィス移転は、2か月前ともなると、もう大詰めです。
新しいオフィスに移って心機一転、気持ちよく仕事を始めるために、スムーズに移転できる準備を進めておきましょう。
ここでは、オフィス移転の2か月前からのスケジュールをご紹介します。
オフィス移転のスケジュール：2か月前
オフィス移転の2か月前になったら、いよいよ移転作業が本格スタート。
効率的に移転するために、まずは細かい移転スケジュールや、荷物の梱包方法といった移転のルールなどを決めて、社員全員で共有しましょう。
部署単位で、移転先に持っていく物品や破棄する物品などのリストを作成しておくと、その後の確認作業がしやすくなります。
それと並行して、今までの会社の住所や電話番号が書かれた名刺・封筒・社員証といった印刷物やホームページなどもリストアップして、記載内容を変更する準備を早めに進めておきましょう。
顧客や取引先へ送付する移転案内の手配も忘れずにしましょう。
また、法務局、税務局、消防署、郵便局、警察署をはじめ、社会保険事務所、ハローワーク、労働基準監督署といった公的機関への各種届出も必要です。
これらの公的機関への届出期間はそれぞれ違っているので、遅れないように注意が必要です。
引っ越し後はバタバタするので、事前に書類を準備してスムーズに届出できるようにしておきましょう。
オフィス移転のスケジュール：1か月前～引っ越し前日
移転1か月前になったら、引っ越し準備の進捗をチェックしながら、当日に間に合うように準備を進めていきます。
移転後に社員が混乱して業務に支障が出ないように、わかる範囲で新しいオフィスの運用ルールをあらかじめ共有しておくのがおすすめです。
特に、鍵や社員証の管理方法、オフィスの入退室ルールなどは、移転当日からすぐ必要なルールなので、早めに社員に知らせておくようにしましょう。
また、引っ越しの前日までに梱包作業を行います。
引っ越し業者が新しいオフィスのレイアウトに合わせて搬入作業を行うときに必要なので、梱包した荷物に、部署名などを記載したラベルを貼るようにするとスムーズです。
オフィス移転のスケジュール：移転当日
引っ越し当日は、あらかじめ決めておいた分担に応じて作業を進めていきます。
移転当日は荷物の積み残しがないか、搬入時のトラブルがないかなどもチェックしましょう。
まとめ
オフィスをスムーズに移転するためには、早い段階から具体的な移転スケジュールを社員で共有し、それに沿って進めていくことが大切です。
移転2か月前からは、新しいオフィスの運用ルールや公的機関への届出準備、印刷物の変更の発注なども早めに手配しておくのがおすすめです。
とどこおりなく移転を完了させて、心機一転、新しいオフィスで気持ちよく仕事をスタートさせてください。
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