賃貸オフィスの契約を検討するなかで、入退室管理システムという言葉を耳にしたことが、ある方もいるのではないでしょうか。
最近では、入退室管理システムのオフィスへの導入を検討する企業が増えています。
この記事では、賃貸オフィス契約にあたって知っておきたい、入退室管理システムとは何かについてご紹介します。
メリット・デメリットにも触れて説明するので、ぜひ参考にしてください。
賃貸オフィス契約にあたり知っておきたい入退室管理システムとは
入退室管理システムとは、オフィスへの入退室を記録・管理する方法のことで、国の情報機関や大学、企業などさまざまな場所で用いられています。
種類は、ICカードタイプや暗証番号タイプ、生体認証タイプ、スマートフォンから操作するスマートロックタイプなどがあります。
その目的のひとつは、不法侵入の防止です。
入退室管理システムを導入しているオフィスには、許可のない人は入室できません。
たとえ取引相手であっても、入室にはかならず許可が必要です。
日々、多くの人が出入りするオフィスに入退室管理システムを導入することで、防犯性を高められます。
アポイントのない飛び込み営業の防止や、営業時間外の不法侵入防止に有効です。
また、入退室管理システムは特定の部屋にのみ設置することも可能なので、機密情報を保管している場所に導入すれば、情報漏洩の防止にもなります。
会社の出入り口と特定の部屋に、二重でシステムを導入するケースも多いです。
そして、入退室の記録が残ることで、なんらかのトラブルが生じた場合に入退室者を調べられます。
賃貸オフィスに入退室管理システムを導入するメリット・デメリット
賃貸オフィスに入退室管理システムを導入するメリットは、セキュリティの面が大きいです。
入退室管理システムによって、情報の持ち出し可能エリアを限定したり、入退室履歴から情報の出入りを管理したりすることが可能です。
また、これまでのホームセキュリティなどの防犯システムでは、終業後の警備がおもな機能でしたが、入退室管理システムでは営業時間内の侵入も防げます。
従業員の勤怠管理に使用できるのもメリットです。
入退室履歴は、タイムカードとしても利用できます。
一方、システムの利用にあたっては、インターネット環境が必要なケースが多いので、環境整備から始めなければならない可能性があるのがデメリットです。
さらに、システムの電池切れやエラー時の対策が必要なのもデメリットといえるでしょう。
エラーによって、入退室ができなくなったり、履歴が残らなかったりするといった恐れがあります。
まとめ
以上、賃貸オフィス契約にあたって知っておきたい、入退室管理システムとは何か、そのメリット・デメリットを解説しました。
セキュリティの向上など、便利な面が多い入退室管理システムですが、環境整備やエラー対策などが必要な点には注意しましょう。
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