事務所の整理整頓はできていますか？
ここでは、事務所を整理整頓するメリットや整理整頓をする際に役立つ知識「基本の5S」、具体的なやり方について、ご紹介します。
事務所を整理整頓するメリットは？
事務所の整理整頓をすると、以下のようなメリットがあります。
無駄な時間の削減ができる
整理整頓ができていれば、必要なときに資料や道具などをすぐに取り出すことができます。
探し物を探す無駄な時間を削減すれば、仕事の効率も上がります。
失敗・ミスの低減につながる
集中力の欠落は、失敗やミスにつながります。
整理整頓された環境は、集中力が欠落しにくく、また、資料や書類の間違いや紛失なども防ぎやすくなります。
仕事の質の向上につながる
整理整頓された環境は集中力が欠落しにくいため、業務内容の細部まで気を配りやすく、仕事の質の向上にもつながります。
事務所を整理整頓するときに役に立つ知識 ～ 基本の5S ～
整理整頓の「基本の5S」を意識すると、仕事環境の整備と綺麗な状態の維持ができると言われています。
●整理
必要なものと不要なものを分けて、不要なものを処分しましょう。
●整頓
整理して残った必要なものを適切な場所に置くことで、どこに何があるのか見つけやすくなり、取り出しやすいところに配置することで、業務効率のアップにつながります。
●清掃
整理整頓された状態を保つため、清掃や仕事環境の点検で不要なものを処分し、必要なものが適切な場所にある状態を保つようにしましょう。
●清潔
汚れのない綺麗な状態を維持するようにしましょう。
●躾
ルールや規則を守って、習慣化しましょう。
細かなルールや手順は、誰が見ても分かりやすい内容にして、職場に掲示することをおすすめします。
事務所の整理整頓の具体的なやり方は？
整理整頓をするやり方としては、以下の手順がおすすめです。
①全部出す
まず、全部出すことで、全体の分量が分かり、片付けの成果を実感しながら、作業を進めることができます。
また、必要なものと不要なものを区別しやすくなります。
②必要なものと不要なものを区別する
たとえば、1か月使用していないものは不要なものとするなど、必要と不要を分ける基準を明確に決めて区別しましょう。
判断に迷う場合は、保管期間を決めて、期間中に必要となったら、収納場所にしまい、期間中に使わなかったら、不要なものとして、処分しましょう。
③不要なものを捨てる
保存しなくてもよい書類や、すでに使うことができない道具などは廃棄しましょう。
いらないものの状態や種類に応じて処分しましょう。
④必要なものを適切な場所に置く
必要な資料や道具を取り出しやすい場所に置きましょう。
まとめ
事務所を整理整頓するといろいろなメリットがあります。
整理整頓の基本の5Sを意識して、具体的な整理整頓のやり方を把握し、効率よく整理整頓をするようにしましょう。
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