本記事はこんな方におすすめです
オフィスの移転では、旧オフィスの解約、新オフィスの物件選定や工事、その他さまざまな手続きなど、やることが非常に多く、その数は約40項目にも及びます。
やることが多いうえに非常に時間がかかるため、初めてオフィス移転を行う方にとてはかなり戸惑うポイントとなるでしょう。
そこで本記事では、漏れなくスムーズに進めたいという経営者・担当者の方向けに、オフィス移転に関するチェックリストと詳細をまとめました。
- 【完全版】オフィス移転のチェックリスト
-
チェックリストの各項目の詳細
- 旧オフィスの解約
- 新オフィスの物件選定
- 新オフィスのレイアウト・設計
- 内装・設備工事と引越し作業
- 社内・社外への周知
- オフィス移転に伴う各種手続き
これらを参考にすることで、事前にやるべきことをチェックリストで確認できます。
1項目ずつ確認しながら進めていけるためオフィス移転がスムーズになります。
目次
- 1．【完全版】オフィス移転のチェックリスト
- 2．オフィス移転のチェックリスト1．旧オフィスの解約
- 2−1．旧オフィスの解約通知〜原状回復工事の発注（オフィス移転前）
- 2−2．原状回復工事施工〜旧オフィスの明渡し（オフィス移転後）
- ３．オフィス移転のチェックリスト2．新オフィスの物件選定
- ３−1．新オフィスの企画
- ３−2．物件探し・賃貸借契約締結
- ４．オフィス移転のチェックリスト3．新オフィスのレイアウト・設計
- ４−1． オフィスのレイアウト・設計プランの作成
- ４−2． オフィス家具・OA機器のリストアップ・発注
- ５．オフィス移転のチェックリスト4．新オフィスの内装・設備工事と引越し
- 作業
- ５−1．新オフィスの内装・設備工事
- ５−2．オフィス移転・引越し作業
- ６. オフィス移転のチェックリスト5．社内・社外への周知
- ７. オフィス移転のチェックリスト6．オフィス移転に伴う各種手続き
- ８．自社だけでは間に合わないなら「オフィス移転コンサル」の依頼も検討する
- ９．チェックリストを見ながら失敗のないオフィス移転を
【完全版】オフィス移転のチェックリスト
| 1. 旧オフィスの解約 | |
|---|---|
| 確認項目 | 補足・注意点 |
| 旧オフィスの契約内容確認 | <確認事項> □解約予告期間 □保証金や敷金の返還時期・償却の割合 □原状回復工事の範囲・条件・指定業者の有無 □その他の特約 |
| オーナー/管理会社への解約通知 | <期限の目安> 解約日の6ヶ月前が一般的 ※3ヶ月前の場合もあり |
| 原状回復工事業者の選定・発注 | 事前に指定工事業者の有無を確認しておく <期限の目安> オフィス移転日の約2ヶ月前 |
| 原状回復工事の施工・立会い | <注意点> 繁忙期（9〜12月、1〜3月）は早めに職人を確保する |
| 原状回復工事の検査 | <注意点> やり直しを求められるケースもあるため、余裕を持って行う |
| 鍵の返却・明渡し | <注意点> ・鍵の紛失は鍵交換となる ・解約日までに明渡しができなければ遅延損害金がかかる |
| 2. 新オフィスの物件選定 | |
|---|---|
| 確認項目 | 補足・注意点 |
| 旧オフィスの課題の抽出 | <例> 「賃料が高い」 「レイアウトが部署構成に合っていない」 など |
| オフィス移転の目的の設定 | <例> 「経費削減のため」 「事業拡大・部署構成変更に対応するため」 など |
| 新オフィスのコンセプトを設定 | <例> 「自由な空間」 「緑が多い空間」 「カフェのようなデザイン」 など |
| 新オフィスの具体的な条件をリストアップ | <例> □予算（賃料・敷金・礼金など） □オフィスビルの仕様・構造 □フロアの広さ・形 □立地・駅徒歩・交通アクセス・社員の交通費の増減 □移転による電話番号変更の有無 □ネット回線速度・電話回線数・電気容量 □周辺環境（飲食店・商業施設・役所・銀行など） □駐車場の有無・賃料 |
| リストアップした条件をもとに物件情報を収集 | <情報収集手段の例> □物件検索サイトでの検索 □不動産仲介会社への物件紹介依頼 □現オフィス周辺の物件募集看板 □移転希望エリアの物件募集看板 □知人や取引先からの物件紹介 など |
| 内見・比較検討 | 新オフィスの希望条件のうち、 ①優先順位の高い項目（必須条件） ②優先順位が中位の項目（できれば満たしたい条件） ③優先度が低い項目（どちらでもよい条件） を考慮しながら検討する |
| 新オフィスの入居申込み・賃貸借契約締結 | <期限の目安> オフィス移転日の約5ヶ月前 |
| 3. 新オフィスのレイアウト・設計 | |
|---|---|
| 確認項目 | 補足・注意点 |
| レイアウト・設計業者の選定・契約 | |
| レイアウトプラン作成 | <確認事項> □部署ごとの執務室の配置 □執務室以外（受付・会議室・休憩室など）の配置 □オフィス家具・OA機器の配置 □間仕切り（パーテーション）の位置 □収納スペース □1人あたりのスペース □働きやすい動線 □セキュリティ対策 □ハイセキュリティエリアの有無 □電話・コンセントの配置 □空調の位置 □OAフロアの有無や新設の必要性・Wi-Fi利用の有無 □光ファイバーの導入口やLANケーブルの配線 □消防法への対応 |
| レイアウトプラン・図面の完成 | <期限の目安> オフィス移転日の約4ヶ月前 |
| 新たに購入するオフィス家具・OA機器の選定・発注 | |
| リース契約に関する手続き | |
| 移転・廃棄するオフィス家具のリストアップ | <期限の目安> オフィス移転日の約3ヶ月前 |
| 4. 新オフィスの内装・設備工事と引越し作業 | |
|---|---|
| 確認項目 | 補足・注意点 |
| 指定工事業者の有無を確認 | |
| 内装工事・設備工事業者の選定 | |
| 各業者との工事スケジュールの調整・工事内容の確認 | |
| 内装工事・設備工事の発注 | <期限の目安> オフィス移転日の約3ヶ月前 |
| 内装工事・設備工事の現場確認 | |
| 引越し業者・廃棄業者の選定・発注 | <期限の目安> オフィス移転日の約2ヶ月前 |
| 移転する荷物の梱包作業 | オフィス移転日の約1ヶ月前から少しずつ進める |
| 引越し作業当日の立ち会い | |
| 旧オフィスの廃棄物処理 | |
| 5. 社内・社外への通知 | |
|---|---|
| 確認項目 | 補足・注意点 |
| 社内説明会の開催 | <説明事項> □オフィス移転の目的とコンセプト □オフィス移転予定日・スケジュール □引越し作業の流れ・役割分担 □梱包作業の方法 □私物の取り扱い □新オフィスの紹介・アクセス □新オフィスビルでの入館方法やルール |
| 取引先・顧客へのオフィス移転案内送付 | <期限の目安> オフィス移転日の約1ヶ月前 |
| 印刷物やWebページの記載住所変更 | <例> □名刺 □会社概要・パンフレット □社判・封筒 □メールの署名 □会社HP など |
| 6. オフィス移転に伴う各種手続き | |
|---|---|
| 確認項目 | 補足・注意点 |
| 電話回線・通信回線の移転手続き | <期限の目安> オフィス移転日の約3ヶ月前 |
| 銀行やクレジットカード会社への住所変更手続き | <期限の目安> オフィス移転日までに |
| その他契約サービスの住所変更手続き | <例> ・ウォーターサーバー ・社内コンビニ ・社内自動販売機 など |
| 各種公的手続き | <手続き内容> □消防関連手続き □移転登記申請 □法人税の納税地異動届 □自動車保管場所証明申請 □健康保険・厚生年金保険適用事務所名称・所在地 変更届 □労働保険に関する住所変更手続き □給与支払事務所等の移転届・□法人の設立・設置・変更等に伴う届出 □転居届 |
| 1. 旧オフィスの解約 | |
|---|---|
| 確認項目 | 補足・注意点 |
| 旧オフィスの契約内容確認 | <確認事項> □解約予告期間 □保証金や敷金の返還時期・償却の割合 □原状回復工事の範囲・条件・指定業者の有無 □その他の特約 |
| オーナー/管理会社への解約通知 | <期限の目安> 解約日の6ヶ月前が一般的 ※3ヶ月前の場合もあり |
| 原状回復工事業者の選定・発注 | 事前に指定工事業者の有無を確認しておく <期限の目安> オフィス移転日の約2ヶ月前 |
| 原状回復工事の施工・立会い | <注意点> 繁忙期（9〜12月、1〜3月）は早めに職人を確保する |
| 原状回復工事の検査 | <注意点> やり直しを求められるケースもあるため、余裕を持って行う |
| 鍵の返却・明渡し | <注意点> ・鍵の紛失は鍵交換となる ・解約日までに明渡しができなければ遅延損害金がかかる |
| 2. 新オフィスの物件選定 | |
|---|---|
| 確認項目 | 補足・注意点 |
| 旧オフィスの課題の抽出 | <例> 「賃料が高い」 「レイアウトが部署構成に合っていない」 など |
| オフィス移転の目的の設定 | <例> 「経費削減のため」 「事業拡大・部署構成変更に対応するため」 など |
| 新オフィスのコンセプトを設定 | <例> 「自由な空間」 「緑が多い空間」 「カフェのようなデザイン」 など |
| 新オフィスの具体的な条件をリストアップ | <例> □予算（賃料・敷金・礼金など） □オフィスビルの仕様・構造 □フロアの広さ・形 □立地・駅徒歩・交通アクセス・社員の交通費の増減 □移転による電話番号変更の有無 □ネット回線速度・電話回線数・電気容量 □周辺環境（飲食店・商業施設・役所・銀行など） □駐車場の有無・賃料 |
| リストアップした条件をもとに物件情報を収集 | <情報収集手段の例> □物件検索サイトでの検索 □不動産仲介会社への物件紹介依頼 □現オフィス周辺の物件募集看板 □移転希望エリアの物件募集看板 □知人や取引先からの物件紹介 など |
| 内見・比較検討 | 新オフィスの希望条件のうち、 ①優先順位の高い項目（必須条件） ②優先順位が中位の項目（できれば満たしたい条件） ③優先度が低い項目（どちらでもよい条件） を考慮しながら検討する |
| 新オフィスの入居申込み・賃貸借契約締結 | <期限の目安> オフィス移転日の約5ヶ月前 |
| 3. 新オフィスのレイアウト・設計 | |
|---|---|
| 確認項目 | 補足・注意点 |
| レイアウト・設計業者の選定・契約 | |
| レイアウトプラン作成 | <確認事項> □部署ごとの執務室の配置 □執務室以外（受付・会議室・休憩室など）の配置 □オフィス家具・OA機器の配置 □間仕切り（パーテーション）の位置 □収納スペース □1人あたりのスペース □働きやすい動線 □セキュリティ対策 □ハイセキュリティエリアの有無 □電話・コンセントの配置 □空調の位置 □OAフロアの有無や新設の必要性・Wi-Fi利用の有無 □光ファイバーの導入口やLANケーブルの配線 □消防法への対応 |
| レイアウトプラン・図面の完成 | <期限の目安> オフィス移転日の約4ヶ月前 |
| 新たに購入するオフィス家具・OA機器の選定・発注 | |
| リース契約に関する手続き | |
| 移転・廃棄するオフィス家具のリストアップ | <期限の目安> オフィス移転日の約3ヶ月前 |
| 4. 新オフィスの内装・設備工事と引越し作業 | |
|---|---|
| 確認項目 | 補足・注意点 |
| 指定工事業者の有無を確認 | |
| 内装工事・設備工事業者の選定 | |
| 各業者との工事スケジュールの調整・工事内容の確認 | |
| 内装工事・設備工事の発注 | <期限の目安> オフィス移転日の約3ヶ月前 |
| 内装工事・設備工事の現場確認 | |
| 引越し業者・廃棄業者の選定・発注 | <期限の目安> オフィス移転日の約2ヶ月前 |
| 移転する荷物の梱包作業 | オフィス移転日の約1ヶ月前から少しずつ進める |
| 引越し作業当日の立ち会い | |
| 旧オフィスの廃棄物処理 | |
| 5. 社内・社外への通知 | |
|---|---|
| 確認項目 | 補足・注意点 |
| 社内説明会の開催 | <説明事項> □オフィス移転の目的とコンセプト □オフィス移転予定日・スケジュール □引越し作業の流れ・役割分担 □梱包作業の方法 □私物の取り扱い □新オフィスの紹介・アクセス □新オフィスビルでの入館方法やルール |
| 取引先・顧客へのオフィス移転案内送付 | <期限の目安> オフィス移転日の約1ヶ月前 |
| 印刷物やWebページの記載住所変更 | <例> □名刺 □会社概要・パンフレット □社判・封筒 □メールの署名 □会社HP など |
| 6. オフィス移転に伴う各種手続き | |
|---|---|
| 確認項目 | 補足・注意点 |
| 電話回線・通信回線の移転手続き | <期限の目安> オフィス移転日の約3ヶ月前 |
| 銀行やクレジットカード会社への住所変更手続き | <期限の目安> オフィス移転日までに |
| その他契約サービスの住所変更手続き | <例> ・ウォーターサーバー ・社内コンビニ ・社内自動販売機 など |
| 各種公的手続き | <手続き内容> □消防関連手続き □移転登記申請 □法人税の納税地異動届 □自動車保管場所証明申請 □健康保険・厚生年金保険適用事務所名称・所在地 変更届 □労働保険に関する住所変更手続き □給与支払事務所等の移転届・□法人の設立・設置・変更等に伴う届出 □転居届 |
オフィス移転のチェックリスト１.旧オフィスの解約
原状回復工事に不備や遅れが発生し、退去が間に合わなければ、違約金が発生するおそれがあるため注意しましょう。
チェックリストの内容は大きく以下の2つに分けられます。
それぞれについて詳しくみていきましょう。
旧オフィスの解約通知～原状回復工事の発注（オフィス移転前）
-
旧オフィスの契約内容確認 旧オフィスの賃貸借契約書を見直し、以下について確認しましょう。
- 解約予告期間
- 保証金や敷金の返還時期・償却の割合
- 原状回復工事の範囲・条件・指定業者の有無
- その他の特約
- オーナー/管理会社への解約通知 解約日の6ヶ月前までに行うことが一般的です。
ただし、解約予告期間は契約によって異なり、退去日の3ヶ月前と定められていることもあります。 - 原状回復工事業者の選定・発注指定工事業者がいない場合は、原状回復工事業者を 選定します。
旧オフィスの契約内容に従って、原状回復の範囲や条件を工事業者に共有し、オフィス移転日の2ヶ月前までには工事を発注しましょう。
原状回復工事施工〜旧オフィスの明渡し（オフィス移転後）
現場には頻繁に足を運び、工事内容に問題がないか確認しましょう。
繁忙期（9〜12月、1〜3月）には、職人の手配が困難になることもありますので、余裕をもったスケジューリングをおすすめ致します。
また、解約日までに明渡しができない場合は、遅延損害金がかかりますのでご注意ください。
以上で旧オフィスの解約は完了です。
オフィス移転のチェックリスト2.新オフィスの物件選定
数多くの物件情報の中から、新オフィスとなる物件を選定することは大変骨が折れる作業となるでしょう。
そこで、物件の希望条件を下記のように分類したうえで「①必須条件と考えている条件」をより多く満たす物件を選べば、スムーズに進めやすくなります。
②できれば満たしたい条件
③あると良いけれどなくても問題ない条件
チェックリストの内容は、大きく以下の2つに分けられます。
それぞれについて詳しくみていきましょう。
新オフィスの企画
- 旧オフィスの課題の抽出まずは旧オフィスにおける課題・理想と現状のギャップ・不満点などを抽出します。社員全体の意見を反映させるために、社内アンケートを取ることも1つの方法です。
例：「賃料が高い」「社員数増加によりスペースの確保が難しい」「レイアウトが部署構成に合っていない」など
例：「経費削減のため」「事業拡大・部署構成変更に対応するため」など
例：「自由な空間」「緑が多い空間」「カフェのようなデザイン」など
- 予算（賃料・共益費・保証金・敷金・礼金・仲介手数料など）
- オフィスビルの仕様・構造
- フロアの広さ・形
- 立地・駅徒歩・交通アクセス・社員の交通費の増減
- 移転による電話番号変更の有無
- ネット回線速度・電話回線数・電気容量
- 周辺環境（飲食店・商業施設・役所・銀行・郵便局など）
- 駐車場の有無・賃料
物件探し・賃貸借契約締結
- リストアップした条件をもとに物件情報を収集
- 物件情報の収集方法は以下を参考にしてください。
- 物件検索サイトでの検索
- 不動産仲介会社への物件紹介依頼
- 現オフィス周辺の物件募集看板
- 移転希望エリアの物件募集看板
- 知人や取引先からの物件紹介 など
- 内見・比較検討実際に日当たりや風通し、周辺環境などを確認しましょう。複数の物件を比較検討し、最もオフィス移転の目的を達成できる物件に決定します。
- 新オフィスの入居申込み・賃貸借契約締結
ここまでの作業を、オフィス移転日の約５か月前までに行いましょう。
オフィス移転のチェックリスト3.新オフィスのレイアウト・設計
常に「オフィス移転の目的」や「新オフィスのコンセプト」を満たすかどうかを確認しながら進めれば、オフィス移転の方針の軸がぶれず、理想のオフィスを構築しやすくなるでしょう。
チェックリストの内容は、大きく以下の2つに分けられます。
それぞれについて詳しくみていきましょう。
オフィスのレイアウト・設計プランの作成
- レイアウト・設計業者の選定・契約
- レイアウトプラン作成
以下の項目についてチェックしながら、業者とともにレイアウトプランを作成します。 - 執務室における部署ごとのスペースの配置
- 執務室以外（受付・会議室・休憩室・倉庫・フリースペースなど）の配置
- オフィス家具・OA機器の配置
- 間仕切り（パーテーション）の位置
- 収納スペースは十分か
- 1人あたりのスペースは十分か
- 働きやすい動線は確保できているか
- セキュリティ対策は十分か
- ハイセキュリティエリアの有無
- 電話・コンセントの配置
- 空調の位置
- OAフロアの有無や新設の必要性・Wi-Fi利用の有無
- 光ファイバーの導入口やLANケーブルの配線
- 間仕切りや内装は消防法に対応しているか
- レイアウトプラン・図面の完成新オフィスの内装工事・設備工事で必要となる図面を揃えてきます。
ここまでの作業を、オフィス移転日の約4ヶ月前までに行いましょう。
オフィス家具・OA機器のリストアップ・発注
ここまでの作業を、オフィス移転日の約3ヶ月前までに行いましょう。
オフィス移転のチェックリスト4.新オフィスの内装・設備工事と引越し作業
新オフィスの内装・設備工事と引越し作業に関するチェックリストでは、各業者との工事内容やスケジュールの調整、実際の工事状況の確認を行います。
複数の業者とのやりとりや調整が大変な作業となるため、それぞれの業者にオフィス移転全体のスケジュールや新オフィスの図面を早めに共有し、チームとして動く意識を持つとスムーズに進めやすくなるでしょう。
チェックリストの内容は、大きく以下の2つに分けられます。
それぞれについて詳しくみていきましょう。
新オフィスの内装・設備工事
オフィス移転・引越し作業
オフィス移転のチェックリスト5．社内・社外への周知
オフィス移転に関する周知をおろそかにしてしまうと、社内の混乱を招いたり、社外からの信用を失ってしまったりするおそれがあるため、注意が必要です。
では、オフィス移転の社内／社外周知に関するチェックリストの内容について、詳しくみていきましょう。
- 社内説明会の開催オフィス移転についての資料を作成した上で、移転日の約1ヶ月前までに行いましょう。 説明事項は、以下を参考にしてください。
- オフィス移転の目的とコンセプト
- オフィス移転予定日・スケジュール
- 引越し作業の流れ・役割分担
- 梱包作業の方法
- 私物の取り扱い
- 新オフィスの紹介・アクセス
- 新オフィスビルでの入館方法やルール
- 取引先・顧客へのオフィス移転案内送付オフィス移転日の約1ヶ月前に行いましょう。
- 印刷物やWebページの記載住所変更新オフィスでの稼働開始に間に合うよう、オフィス移転日の約1ヶ月前から準備しておきましょう。例：名刺、会社概要、パンフレット、封筒、社判、メールの署名、会社HPなど
オフィス移転のチェックリスト6.オフィス移転に伴う各種手続き
オフィス移転に伴う各種手続きのチェックリストでは、各手続きの期限や提出書類を確認しながら手続きを進めます。
特に、電話回線や通信回線の移転手続きは、新オフィスの稼働開始に間に合わなければ、業務に直接支障をきたすことがあるため、注意が必要です。
では、オフィス移転に伴う各種手続きのチェックリストについて、詳しくみていきましょう。
- 電話回線・通信回線の移転手続きオフィス移転日の約3ヶ月前までに旧オフィスでの契約会社に移転の旨を伝えましょう。回線工事が発生する場合は、内装・設備工事とスケジュールを調整しましょう。
- 銀行やクレジットカード会社への住所変更手続きオフィス移転日までに、余裕を持って行いましょう。
- その他契約サービスの住所変更手続き例：ウォーターサーバー、社内コンビニ、社内自動販売機など
- 各種公的手続き
- 新事務所での消防関連手続き（移転先の管轄消防署）
- 移転登記申請（移転前の管轄法務局）
- 法人税の納税地異動届（移転前の管轄税務署）
- 自動車保管場所証明申請（移転後の管轄警察署）
- 健康保険・厚生年金保険適用事務所名称・所在地変更届（移転前の管轄年金事務所）
- 労働保険に関する住所変更手続き（移転先の管轄労働基準監督署・管轄公共職業安定所（ハローワーク））
- 給与支払事務所等の移転届（移転前の管轄税務署）
- 法人の設立・設置・変更等に伴う届出（移転前の管轄市区町村）
- 転居届（郵便局）
オフィス移転に伴う手続きについては、以下の記事で詳しく解説しています。
自分だけでは間に合わないなら「オフィス移転コンサル」の依頼も検討する
オフィス移転のチェックリストはかなり項目が多く、負担になってしまうこともあります。「このままでは移転予定日に間に合わない」と焦ってしまう方も多いでしょう。
そこでおすすめなのが、本記事で解説したオフィス移転のチェックリストにある作業を一貫して請け負い、サポートしてくれる「オフィス移転コンサル」です。
新オフィスの企画・レイアウト・工事・引越し作業・各業者の選定などのオフィス移転に関わる業務を、オフィス移転の専門家からアドバイスをもらいながら、少ないリスクで効率よく進めることができます。
オフィス移転の進め方に悩んでいる方は、オフィス移転コンサルへ依頼も検討してみてはいかがでしょうか。
チェックリストを見ながら失敗のないオフィス移転を
しかし、通常の業務が忙しく手が回らない方や、初めてのオフィス移転で何から始めればよいか分からない方も多いですよね。
そこで、本記事でご紹介したオフィス移転のチェックリストを見ながら、1つ1つ着実に進めていけば、スムーズで失敗のないオフィス移転が実現しやすくなります。
それでも、「移転予定日が近く今からでは間に合わない」「自社だけでオフィス移転を行うのは不安」という方は、オフィス移転コンサルへの依頼を検討してみるのも良いでしょう。
