本記事はこんな方におすすめです
オフィス移転は時間と手間のかかる業務でありながら、移転の目的を満たすことが求められます。そのため「オフィス移転コンサル」のような専門家の力を借りたいという方は少なくありません。
そこでオフィス移転コンサルについて、下記のように詳しい情をまとめました。
これらを参考にすることで、オフィス移転コンサルについて詳しく知り、導入の有無についても、納得できる判断をできるようになります。
目次
- 1．オフィス移転コンサルとは？
- 1−1．オフィス移転コンサルの業務内容
- 2．オフィス移転コンサルを提供する主な業種
- ３．オフィス移転コンサルを利用する8つのメリット
- ３−1．業務を代行してくれる
- ３−2． 時間的・物理的・精神的な負担が削減され、通常業務に集中できる
- ３−3． 連絡の窓口が一本化され、担当者の負担が減る
- ３−4． オフィス移転コンサルだから提供できる物件情報を得られる
- ３−5． 信頼できる複数の業者の斡旋や、相見積りの調整をしてくれる
- ３−6． 直接プロから直接のアドバイス・サポートを受けられる
- ３−7． オフィス移転の費用対効果が向上する
- ３−8． 移転後もアフターフォローを受けられる
- ４．オフィス移転コンサルを利用するデメリット
- ５．オフィス移転コンサルにかかる費用は？
- ６．オフィス移転コンサルの選び方4つ
- ６−1．オフィス移転で依頼したい業務を得意としているか
- ６−2．法令や条例の知識が豊富か
- ６−3． 自社と同規模の会社に対するコンサル実績があるか
- ６−4． 料金が明確か
- ７．オフィス移転コンサル導入時の注意点
- ８．自社に合ったオフィス移転コンサル見つけて、ストレスのないスムーズな
- オフィス移転を
オフィス移転コンサルとは？
オフィス移転コンサルとは、クライアントが望む「理想のオフィス実現」「移転における目的達成」のために、オフィス移転に伴うさまざまな業務を代行したり、進め方についてアドバイスやサポートをしたりするコンサルティングのことです。
依頼することで、「条件の良い物件探し」や「業者の斡旋や条件交渉」「スケジュールやコストの管理」「時間短縮やコストの削減」「イレギュラーやトラブル対応」など、オフィスの移転業務をスムーズに進められるようになります。
ただし、依頼する会社によって得意分野や特徴が違いますので、会社選びの際は自社にあっているのか？をしっかり確認しましょう。
オフィス移転コンサルの業務内容
オフィス移転コンサルの業務内容は主に、「オフィス移転に関する業務の代行」「オフィス移転に関するアドバイス」「業者の斡旋・条件交渉」「オフィス移転のコストやスケジュールの調整」です。
まずは「オフィス移転に関する業務」に関してです。代行業務は複数ありますので、以下の表をご確認ください。
| オフィス移転に関する業務の代行 | ||
|---|---|---|
| 業務内容 | 詳細・具体例 | |
| 旧オフィスの原状回復工事の手配 | ●原状回復工事業者の選定 ●費用・工事内容の調整 ●原状回復工事発注手続き | |
| 新オフィスの選定 | ●新オフィスの希望条件の洗い出し ●物件情報収集 ●内見スケジュールの調整 ●契約手続きのサポート | |
| レイアウト・設計 | ●レイアウト・設計業者の選定 ●相見積りの手配 ●レイアウト・設計案の考案 ●各種図面の準備 ●工事業者への施工内容や図面の連携 | |
| オフィス家具・OA機器の選定 | ●新規購入するオフィス家具やOA機器の選定 ●発注手続き ●旧オフィスから移転する家具・廃棄する家具の洗い出し | |
| 内装・設備工事・引越し・不用品廃棄の手配 | ●各種業者の選定 ●相見積りの手配 ●発注手続き | |
| オフィス移転に伴う手続き | ●各種公的手続きのサポート（移転登記申請・法人税納税地の異動届など） ●電話回線・ネット回線の移転手続き | |
| オフィス移転に関する業務の代行 | ||
|---|---|---|
| オフィス移転コンサルの業務内容 | 詳細・具体例 | |
| 旧オフィスの原状回復工事の手配 | ●原状回復工事業者の選定 ●費用・工事内容の調整 ●原状回復工事発注手続き | |
| 新オフィスの選定 | ●新オフィスの希望条件の洗い出し ●物件情報収集 ●内見スケジュールの調整 ●契約手続きのサポート | |
| レイアウト・設計 | ●レイアウト・設計業者の選定 ●相見積りの手配 ●レイアウト・設計案の考案 ●各種図面の準備 ●工事業者への施工内容や図面の連携 | |
| オフィス家具・OA機器の選定 | ●新規購入するオフィス家具やOA機器の選定 ●発注手続き ●旧オフィスから移転する家具・廃棄する家具の洗い出し | |
| 内装・設備工事・引越し・不用品廃棄の手配 | ●各種業者の選定 ●相見積りの手配 ●発注手続き | |
| オフィス移転に伴う手続き | ●各種公的手続きのサポート（移転登記申請・法人税納税地の異動届など） ●電話回線・ネット回線の移転手続き | |
続いて、「オフィス移転に関するアドバイス」「業者の斡旋・条件交渉」「オフィス移転のコストやスケジュールの調整」について表にまとめました。
| 業務内容 | 詳細・具体例 |
| オフィス移転に関するアドバイス | ●「オフィス移転の目的」や「新オフィスのコンセプト」を実現するための物件選定やレイアウトについてのアドバイス ●オフィス移転にかかるコスト・手間・時間の削減に関する ノウハウのレクチャー ●トラブル発生時の対処・アドバイス ●各業者とのやり取りの仲介 |
| 業者の斡旋・条件交渉 | 業者との豊富なルートや関係性を活用した各種工事・引越し 業者などの斡旋・業者との条件交渉 |
| オフィス移転のコストやスケジュールの調整 | オフィス移転のあらゆる場面でかかるコストや全体のスケジュールを管理・計画に合わせた調整 |
| オフィス移転コンサルの業務内容 | 詳細・具体例 |
| オフィス移転に関するアドバイス | ●「オフィス移転の目的」や「新オフィスのコンセプト」を実現するための物件選定やレイアウトについてのアドバイス ●オフィス移転にかかるコスト・手間・時間の削減に関する ノウハウのレクチャー ●トラブル発生時の対処・アドバイス ●各業者とのやり取りの仲介 |
| 業者の斡旋・条件交渉 | 業者との豊富なルートや関係性を活用した各種工事・引越し 業者などの斡旋・業者との条件交渉 |
| オフィス移転のコストやスケジュールの調整 | オフィス移転のあらゆる場面でかかるコストや全体のスケジュールを管理・計画に合わせた調整 |
オフィス移転コンサルを提供する主な業種
オフィス移転コンサルを提供する会社には、さまざまな業種があります。主に不動産会社・建設会社・オフィス家具メーカーなどが挙げられます。
どの業種の会社でも、オフィス移転に関する一連の業務に対する総合的なコンサルティングを提供していますが、業種によって得意分野や特徴が異なります。
そのため、オフィス移転においてこだわりたいポイントや依頼したい業務内容を明確にし、より自社に合ったオフィス移転コンサルを選ぶことが重要です。
オフィス移転コンサルを提供する業種ごとの違いは、以下の表をご確認ください。
▼オフィス移転コンサルを提供する業種と特徴
| 不動産会社 |
|---|
| ●普段から数多くの物件情報を扱っているため、ニーズに合った物件をスムーズに紹介してくれる ●ビルのオーナーとの関係性が構築されており、オーナー側の事情も理解しているため、うまく条件交渉してくれる |
| 建設会社 |
| ●内装工事や設備工事について、直接やり取りをして自社のニーズを満たすオフィスを忠実に再現してくれる ●工事の進め方を熟知しており、スムーズに進められる |
| オフィス家具メーカー |
| ●オフィス家具やOA機器の選定や配置の提案が円滑に進む ●オフィス家具を利用した文具や備品管理のについてのノウハウが聞ける |
| デザイン・設計会社 |
| ●オフィス移転の目的やコンセプトに合わせたレイアウトや空間デザインの擦り合わせがスムーズに進む ●デザイナーや設計士が多数在籍していることが多く、デザイン性の高い理想のオフィスを実現しやすい |
| ITサービス・ソフトウェア・システム会社 |
| ●オフィスのIT化（無線Wi-Fi環境の整備や強化・ICTの導入・情報セキュリティ対策など）についての知識が豊富である ●テレワーク環境やフリーアドレスの導入・整備がスムーズに行える新しい内容1 |
| オフィス移転コンサル専門会社 |
| ●オフィス移転プロジェクトの立ち上げから、新オフィスの構築や引越し作業、アフターフォローまで、オフィス移転に関する知見を網羅している |
| 不動産会社 |
|---|
| ●普段から数多くの物件情報を扱っているため、ニーズに合った物件をスムーズに紹介してくれる ●ビルのオーナーとの関係性が構築されており、オーナー側の事情も理解しているため、うまく条件交渉してくれる |
| 建設会社 |
| ●内装工事や設備工事について、直接やり取りをして自社のニーズを満たすオフィスを忠実に再現してくれる ●工事の進め方を熟知しており、スムーズに進められる |
| オフィス家具メーカー |
| ●オフィス家具やOA機器の選定や配置の提案が円滑に進む ●オフィス家具を利用した文具や備品管理のについてのノウハウが聞ける |
| デザイン・設計会社 |
| ●オフィス移転の目的やコンセプトに合わせたレイアウトや空間デザインの擦り合わせがスムーズに進む ●デザイナーや設計士が多数在籍していることが多く、デザイン性の高い理想のオフィスを実現しやすい |
| ITサービス・ソフトウェア・システム会社 |
| ●オフィスのIT化（無線Wi-Fi環境の整備や強化・ICTの導入・情報セキュリティ対策など）についての知識が豊富である ●テレワーク環境やフリーアドレスの導入・整備がスムーズに行える新しい内容1 |
| オフィス移転コンサル専門会社 |
| ●オフィス移転プロジェクトの立ち上げから、新オフィスの構築や引越し作業、アフターフォローまで、オフィス移転に関する知見を網羅している |
オフィス移転コンサルを利用する8つのメリット
オフィス移転コンサルを利用するメリットは、以下の8つです。
それぞれについて解説していきます。
業務を代行してくれる
よって、自社が行う業務は、「オフィス移転コンサルの提案に関する社内調整」と「各種業者との契約・手続き作業」のみとなり、オフィス移転業務に割く時間や手間が大幅に削減されます。
▼オフィス移転コンサルが代行してくれる業務の例
ただし、オフィス移転コンサルを提供する会社によって、代行してくれる業務範囲が異なるため、事前にサービス内容を確認しておきましょう。
時間的・物理的・精神的な負担が削除され、通常業務に集中できる
なぜなら、オフィス移転コンサルは、「「物件選定・レイアウト調整・業者とのやり取りなど業務代行、不明点やイレギュラーへのアドバイスやサポート、スケジュールやコストの管理・調整をしてくれるためです。
以上のように負担が削減できると、従業員の精神的・体力的な安定にもつながり、通常業務のパフォーマンスを維持できるため、企業にとっても大きなプラスとなるでしょう。
連絡の窓口が一本化され、担当者の負担が減る
なぜなら、オフィス移転コンサルがレイアウト・工事・引越し業者などとの連絡を代行し、仲介してくれるためです。
▼オフィス移転における連絡窓口
<オフィス移転コンサルを利用しない場合>
以下の各業者とやり取り・スケジュール調整などを行わなければならない
以下の各業者とやり取り・スケジュール調整などを行わなければならない
- 不動産会社
- レイアウト・設計業者
- 内装工事業者
- 設備工事業者
- 引越し業者
- 通信会社
- 電話会社
など
→
<コンサルを利用する場合>
連絡窓口は一本化される
オフィス移転コンサル会社のみ
連絡窓口は一本化される
オフィス移転コンサル会社のみ
オフィス移転コンサルを利用しない場合、数多くの業者とのやり取りが必要となり、担当者の負担が増え、スケジュールや業務内容の調整ミスが発生するリスクが高まります。
上図のような連絡窓口の一本化により、各種業者との業務内容やスケジュールの調整作業が楽になり担当者の負担が軽減され、認識の齟齬や調整ミスなどのリスクを回避できるでしょう。
オフィス移転コンサルだから提供できる物件情報を得られる
なぜなら、不動産仲介会社が「オフィス移転コンサル」として関与している場合にのみ紹介してもらえる物件情報があるためです。
理由はこちらです。
| オフィス移転コンサルなし （仲介業務のみの依頼）の場合 |
オフィス移転コンサルありの場合 |
|---|---|
| 「貸主からの手数料が発生しない物件」は、成約時に不動産会社が得る報酬が低い →優良物件であっても紹介してもらいにくい →物件の選択肢が狭まる →物件の希望条件のなかで、妥協しなければならない点が増える →理想のオフィスから遠ざかる |
借主側から別途コンサル費用をいただける →貸主からの手数料の有無に関係なく幅広い物件情報を紹介してもらえる →通常は「入手しにくい物件情報」も得られる →物件の希望条件にマッチした物件を選びやすくなる →理想のオフィスを実現しやすくなる |
| オフィス移転コンサルなし （仲介業務のみの依頼）の場合 |
オフィス移転コンサルありの場合 |
|---|---|
| 「貸主からの手数料が発生しない物件」は、成約時に不動産会社が得る報酬が低い →優良物件であっても紹介してもらいにくい →物件の選択肢が狭まる →物件の希望条件のなかで、妥協しなければならない点が増える →理想のオフィスから遠ざかる |
借主側から別途コンサル費用をいただける →貸主からの手数料の有無に関係なく幅広い物件情報を紹介してもらえる →通常は「入手しにくい物件情報」も得られる →物件の希望条件にマッチした物件を選びやすくなる →理想のオフィスを実現しやすくなる |
「入手しにくい物件情報」が得られ、理想のオフィスを実現できれば、従業員の働きやすさやモチベーションが向上し、企業全体の成長にもつながるでしょう。
オフィス移転コンサルは、自社のニーズを満たす信頼できる業者を斡旋してくれ、さらに各種業者の相見積りの調整も行ってくれます。
オフィス移転コンサルを導入すれば、より効率的に移転業務を進めるためのアドバイス、わからないことが出たときのサポート、トラブルやイレギュラーへの対応などをお願いできます。
慣れないオフィス移転において、精神的な安心を得られる
不明点やトラブルが発生した際にオフィス移転コンサルに問い合わせればすぐに回答を得られる
→自社だけで調べるよりも時間と手間が短縮される
多様化するオフィスへの理想やデザインこだわりを実現しやすくなる
例：「自由なカフェのような空間」「IT化が進んだ高機能で近代的なオフィス」など
オフィス移転コンサルを利用すると、オフィス移転の費用対効果が向上します。
見積り項目の不足や追加工事の発生により予算を上回る
オフィス移転にかかる手間や時間が増える
新オフィスに関して妥協しなければならない点がでてくる
オフィス移転コンサルの選び方は以下の4つです。
オフィス移転で依頼したい業務を得意としているか
法令や条例の知識が豊富か
自社と同規模の会社に対するコンサル実績があるか
料金が明確か
オフィス移転コンサルを依頼するなら、自社のオフィス移転においてこだわりたい部分や妥協できない部分に関する業務を得意としている会社を選びましょう。
信頼できる複数の業者の斡旋や、相見積りの調整をしてくれる
なぜなら、オフィス移転コンサルは、複数の工事業者とのルートをもっていて、信頼できる業者との関係性が構築されており、見積り依頼の経験や知識も豊富なためです。
「信頼できる業者の斡旋」や「相見積りの調整」により、以下のようなメリットが得られます。
- 「信頼できる複数の業者の斡旋」によるメリット
- 自社で1から業者の見極めを行う必要がなくなり、時間や手間・担当者の負担が軽減される
- 高品質なサービスを提供する業者を確保できる
- 「相見積りの調整」によるメリット
- 相見積りの際の「見積り条件の統一」を行ってくれるため、見積り項目の過不足や追加費用の発生などのトラブル・リスクを回避できる
- プロに任せることにより、時間や手間・担当者の負担が軽減される
- 業者との関係が深く、業者側の事情も理解しているコンサル会社がうまく条件交渉してくれるため、費用が削減される
直接プロから直接のアドバイス・サポートを受けられる
なぜなら、オフィス移転コンサルは、オフィス移転業務に関する知識や経験が豊富であり、スマートにオフィス移転を進め、理想の新オフィスを実現するノウハウを持っている「オフィス移転の専門家」だからです。
「オフィス移転の専門家」であるコンサル会社からアドバイスが聞けることで、以下のようなメリットがあります。
→自社だけで調べるよりも時間と手間が短縮される
例：「自由なカフェのような空間」「IT化が進んだ高機能で近代的なオフィス」など
オフィス移転の費用対効果が向上する
具体的には、「オフィス移転費用の削減」という費用的な価値と、「手間や時間の削減」「理想のオフィスの実現」という費用以外の価値を同時に得られるためです。
詳しくは以下の表をご確認ください。
| 得られる価値 | 価値を得られる理由 |
|---|---|
| オフィス移転費用の削減 | オフィス移転コンサルは、工事や引越し作業などの相場を理解し、各業者とのやりとりにも慣れているため、無駄な費用の削減や条件交渉に取り組んでくれるため。 |
| オフィス移転業務に割く手間や時間の削減 | オフィス移転に関する一連の業務を代行してくれたり、不明点やトラブルに関して対処してくれたりするため。 |
| 理想のオフィスの実現 | オフィス移転に関する経験や知識が豊富なプロのアドバイスやサポートを受けられるため。 |
| 得られる価値 | 価値を得られる理由 |
|---|---|
| オフィス移転費用の削減 | オフィス移転コンサルは、工事や引越し作業などの相場を理解し、各業者とのやりとりにも慣れているため、無駄な費用の削減や条件交渉に取り組んでくれるため。 |
| オフィス移転業務に割く手間や時間の削減 | オフィス移転に関する一連の業務を代行してくれたり、不明点やトラブルに関して対処してくれたりするため。 |
| 理想のオフィスの実現 | オフィス移転に関する経験や知識が豊富なプロのアドバイスやサポートを受けられるため。 |
一方で、オフィス移転コンサルを利用せず、知識や経験が少ない状態で進めてしまうと、以下のような状態に陥る可能性があります。
以下の図を確認すると、具体的なイメージがつきやすいでしょう。
よって、オフィス移転コンサルの導入には費用がかかりますが、オフィス移転業務の総合的な費用対効果は向上するのです。
オフィス移転コンサルは、オフィス移転業務中はもちろん、移転後に起こったトラブルやイレギュラーにも対応してくれ、理想のオフィスが実現するまで、アフターフォローしてくれます。
移転後のオフィス家具の追加や交換
人員増加によるレイアウトの変更
電話回線やネットワークの改善 など
オフィス移転後のトラブルやイレギュラーが発生しても、コンサル会社の担当者に連絡すれば対応を進めてくれるため、労力や手間が削減され、精神的な安心感も得られます。
移転後もアフターフォローを受けられる
▼移転後のアフターフォロー対応の例
オフィス移転コンサルを利用しない場合、移転後のトラブルが発生しても、自社でそれぞれの業者に連絡し、見積りの取得や発注を行わなければならないため、注意しましょう。
オフィス移転コンサルを利用するデメリットは費用がかかる点です。
業者との条件交渉が成功する
代行によりスタッフの手間が大幅に削減する
理想のオフィスデザインが実現する など
オフィス移転コンサルにかかる費用の相場は、小規模オフィスで約25〜50万円程度、大規模オフィスでは300万円以上といわれています。
オフィス移転コンサルを利用するデメリット
オフィスの規模により費用が変わりますが、小規模オフィスなら25〜50万円、大規模オフィスであれば300〜1000万円くらい必要ですので、事業者さまの事情によっては、高く感じるかもしれません。
しかし、下記視点で見ると、コンサルを導入したほうがコストパフォーマンスがよいケースもあるのです。
よって、オフィス移転にかかる予算を立てる際は、コンサルの導入費用だけでなく、全体的な費用対効果を考えることが重要です。
オフィス移転コンサルにかかる費用は？
詳しくは、以下の表をご確認ください。
▼オフィス移転コンサルにかかる費用の相場
| オフィスの規模 | オフィス移転コンサルにかかる費用 |
| 小規模オフィス（10人未満） | 25〜50万円程度 |
| 中規模オフィス（10人以上100人未満） | 100〜300万円程度 |
| 大規模オフィス（100人以上） | 300〜1,000万円以上 |
| オフィスの規模 | オフィス移転コンサルにかかる費用 |
| 小規模オフィス（10人未満） | 25〜50万円程度 |
| 中規模オフィス（10人以上100人未満） | 100〜300万円程度 |
| 大規模オフィス（100人以上） | 300〜1,000万円以上 |
ただし、オフィス移転コンサルの費用をホームページ上に明記していない会社が多く、依頼する業務内容やオフィスの規模によって大きく変動します。
そのため、無料見積もりや無料相談を使って、費用感を確かめたり、相見積もりを取ってみましょう。
オフィス移転コンサルの選び方4つ
それぞれについて解説していきます。
オフィス移転で依頼したい業務を得意としているか
なぜなら、依頼したい業務・こだわりたい業務が得意でない場合、以下のようなリスクが考えられるためです。
▼得意分野での選び方の例
→IT・ソフトウェア・システム関連の会社を選ぶ
→不動産会社を選ぶ
法令や条例の知識が豊富か
なぜなら、オフィス移転では、建築基準法・消防法・オフィス移転手続きに関する法律などの知識が必要なためです。
法令や条例を遵守したオフィス移転を行わなければ、罰則を受けるおそれもあります。
リスクを負わないためにも、法令や条例の知識が豊富なコンサル会社を選びましょう。
自社と同規模の会社に対するコンサル実績があるか
なぜなら、オフィス移転では依頼側の企業の規模によって業務内容・進め方・費用感が異なるためです。
コンサル会社のHPに掲載されている過去の事例や実績を確認するか、問い合わせや商談の際に聞いてみるとよいでしょう。
料金が明確か
なぜなら、コンサル会社の中には、後からオプション費用を勝手に付け足してくる業者や、高額な費用を請求してくる悪徳な業者もおり、損害を被ったり、トラブルに巻き込まれる可能性があるためです。
損害やトラブルにより、オフィス移転以外に考えるべきことが増え、オフィス移転の進行が滞ってしまいます。
よって、オフィス移転コンサルは、必ず「明朗会計」の会社を選びましょう。
オフィス移転コンサル導入時の注意点
担当してくれるコンサルタントにより、相手目線に立てないケースもありえますし、純粋に相性が合わないケースもありますので注意しましょう。
もしもコミュニケーションや相性に問題を感じたら、オフィス移転コンサルをお願いしたのに、スムーズに業務が進まないことにもなりかねません。
その際は以下のようなアプローチも考慮したいところです。
自社に合ったオフィス移転コンサル見つけて、ストレスのないスムーズなオフィス移転を
オフィス移転コンサルの導入にはもちろん費用がかかりますが、予算を立てる際は、オフィス移転全体でかかる費用を洗い出し、トータルで費用対効果が見込めるかどうかを判断することが重要です。
本記事で解説したオフィス移転コンサルの選び方を実践し、自社に最適なコンサル会社を見つけて、従業員の負担を削減してスムーズにオフィス移転を進め、理想のオフィスを実現しましょう。
