本記事はこんな方におすすめです
オフィス移転のマニュアルがあれば、「もっとスムーズに移転作業を進められるのに」「悩む時間が減ってストレスも軽減されるのに」と考える方も多いのではないでしょうか。
そんな方々に向けて、本記事では「オフィス移転マニュアル」を徹底解説していきます。
内容は以下の10項目です。
本記事を参考にすれば、オフィス移転についての手順やポイントがわかるため、疑問や悩みが解決し、はじめての方でもスムーズにストレスの少ない移転作業を進めやすくなるでしょう。
目次
- 1．オフィス移転マニュアル1. 移転チームの立ち上げと計画作成
- 1−1．オフィス移転チームを立ち上げる
- 1−2．オフィス移転の目的を明確にする
- 1−3．スケジュールと予算を決める
- 1−4．オフィス移転コンサルの導入について検討する
- 2．オフィス移転マニュアル2. 旧オフィスの解約
- 2−1．契約内容を確認する
- 2−2．期限までに解約通知を提出する
- 2−3．原状回復工事を発注する
- ３．オフィス移転マニュアル3. 新オフィスの選定と契約
- ３−1．新オフィスの希望条件を決める
- ３−2．不動産会社の協力のもと、物件探しと内見を行う
- ３−3．賃貸借契約を締結する
- ４．オフィス移転マニュアル4. オフィスプランニング
- ４−1．執務室・会議室・休憩室などの配置を決める
- ４−2．レイアウトやデザインを決める
- ４−3．設備関連の仕様・配置を決める
- ５．オフィス移転マニュアル5. 各種業者の選定と発注
- ６．オフィス移転マニュアル6. 社内説明会の実施と外部
- ６−1．社内説明会の実施
- ６−2．外部への周知
- ７．オフィス移転マニュアル7. 工事の進捗確認・作業指示
- ８．オフィス移転マニュアル8. 引越し作業（準備と当日）
- ８−1．引越し準備作業
- ８−2．引越し当日の作業
- ９．オフィス移転マニュアル9. 不用品の廃棄と原状回復工事
- 10. オフィス移転マニュアル10. 各種手続き
- 11. オフィス移転のマニュアルを確認し、計画的に進めよう
オフィス移転マニュアル1. 移転チームの立ち上げと計画作成
オフィス移転マニュアル1では、経営者やリーダーとして任命された方が移転チームを立ち上げ、移転計画を練っていきます。
それぞれ詳しくみていきましょう。
オフィス移転チームを立ち上げる
▼役割分担の例
チームを立ち上げ、計画をし始める時期は、移転の7〜8ヶ月前を目安にするのがよいでしょう。
オフィス移転の目的を明確にする
▼オフィス移転の目的の例
※働き方・今後の事業や企業の規模・ブランディングなどを基準にするとよいでしょう。
スケジュールと予算を決める
なぜなら、以下のようなメリットがあるためです。
以下の記事では、オフィス移転のスケジュールや費用について、詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
※オフィス移転のスケジュールについて詳しくはこちら
※オフィス移転の費用について詳しくはこちら
オフィス移転コンサルの導入について検討する
オフィス移転コンサルとは、移転業務全般の代行・アドバイス・各種作業の窓口や業者とのやり取りを行う「オフィス移転の専門家」です。
導入することすることで下記のようなメリットがあるため、オフィス移転をする会社にとって検討の価値があります。
また、一例として、オフィス移転コンサルの導入前と導入後でのコストパフォーマンスの変化をご紹介します。
オフィス移転マニュアル2. 旧オフィスの解約
契約内容を確認する
期限までに解約通知を提出する
解約通知は、旧オフィスのオーナーまたは管理会社に対して、退去日の6ヶ月前までに書面で行うことが一般的です。
解約予告期間は契約によって異なり、退去日の3ヶ月前と定められていることもあります。
原状回復工事を発注する
原状回復工事業者を選定し、旧オフィスの解約日に間に合うように、余裕を持って工事を発注します。時期の目安はオフィス移転日の2〜3ヶ月前です。
ただし、原状回復工事には、物件のオーナー側が指定する指定工事業者がいる場合があります。この場合は、契約内容を確認し、指定工事業者にコンタクトを取りましょう。
オフィス移転マニュアル3. 新オフィスの選定と契約
具体的な流れやタイミングはこちらです。
それぞれ詳しくみていきましょう。
新オフィスの希望条件を決める
ここで希望条件を明確にすることで、理想の物件のイメージがより明確に膨らみ、不動産会社にも的確に希望を伝えられるためです。
希望条件として決める項目は、以下の通りです。
不動産会社の協力のもと、物件探しと内見を行う
事業用不動産を専門にしている不動産業者は、居住用物件を扱う不動産会社と比べて、オフィス物件に対する知見が豊富であり、扱う物件の数も多いためです。
また、オフィス物件の選定では、物件情報サイトなどで自分でリサーチするよりも、不動産会社の協力を得た方が、より良い物件を見つけることができます。
実際に、50年以上にわたり事業用不動産の仲介を行う「ダク・エンタープライズ」の代表によると、全体の7割程度のお客様が、自分で調べた物件ではなく「不動産業者から提案を受けた物件」に契約を決めているそうです。
そのため、オフィスの物件探しでは、早めに不動産会社にお問い合わせをして、一緒に物件を探す方が効率的だと言えるでしょう。
物件探しについて、詳しくは以下の記事で解説しています。ぜひご確認ください。
賃貸借契約を締結する
申込や契約において、多くの場合「法人の登記簿謄本」や「代表者の身分証明書」などの書類が必要となるため、スムーズに必要書類を準備できる体制を整えておくことが重要です。
オフィス移転マニュアル4. オフィスプランニング
オフィス移転マニュアル4では、部屋の配置や内装・オフィス家具などのデザイン、設備について決めていきます。オフィス移転日の4〜5ヶ月前に行うのが良いでしょう。
手順は以下の通りです。
それぞれみていきましょう。
執務室・会議室・休憩室などの配置を決める
現状だけでなく、今後の採用人数や働き方などを考慮して決めましょう。
レイアウトやデザインを決める
新規購入するオフィス家具や、内装のデザイン（壁紙・タイルなど）は、実際にモデルルームやサンプルなどで見たり触ったりして、機能性や雰囲気を確かめることも重要です。
設備関連の仕様・配置を決める
物件の電気・水道・ガスの容量や、その他の規定を確認しながら決めていきましょう。
※レイアウトプランを作成する際の細かいチェック事項は、こちらの記事でも詳しく解説しています。ぜひご確認ください。
オフィス移転マニュアル5. 各種業者の選定と発注
業者の選定と発注に関する進め方はこちらです。
電気工事・空調工事・消防設備工事では、指定業者が決められているケースが多いため、事前にオーナーや不動産会社に確認しましょう。
相見積りを取り、費用と作業内容を比較した上で、業者を選定しましょう。 相見積りにより「より良いサービスを低価格で提供してくれる業者」を選びやすくなります。
オフィス移転マニュアル6. 社内説明会の実施と外部への周知
社内説明会の実施
従業員に対して、オフィス移転の目的や移転業務について共有するため、社内説明会を実施しましょう。
説明事項は以下を参考にしてください。
外部への周知
外部への周知では、以下の作業を行います。
顧客や取引先と、移転後も良好な関係を保つために、挨拶状やメールにて、「オフィスが移転する」旨と、「移転後の連絡先」について連絡しましょう。
新オフィスの稼働開始に間に合うよう、余裕をもって手配しましょう。
オフィス移転マニュアル7. 工事の進捗確認・作業指示
現場を見て進捗を把握していれば、スケジュール感をより明確に掴みやすく、工事内容の微調整やトラブルなどにも対応できるためです。
業者と円滑な関係を築き、より理想のオフィスに近づけるためにも、頻繁に工事現場に足を運ぶようにしましょう。
オフィス移転マニュアル8. 引越し作業（準備と当日）
オフィス移転マニュアル8では、引越しに関する作業を行います。
「準備」と「当日」に分けて、引越し作業のマニュアルを解説していきます。
引越し準備作業
引越し準備では、引越し当日の1ヶ月前を目安に、従業員の協力を得ながら、丁寧に荷物を梱包していきましょう。
具体的な手順はこちらです。
荷物を梱包する際は、精密機器や重量物の取り扱いに注意し、不明点があれば事前に業者に確認しておきましょう。
引越し当日の作業
担当者を配置することで、「ビルに傷がつく」などのトラブルへの迅速な対応や、「業者と自社の認識の齟齬」などのリスクの回避が可能となります。
確認事項の具体例は以下の通りです。
オフィス移転マニュアル9. 不用品の廃棄と原状回復工事
物件の借主には退去時に、「入居時の状態」に戻さなければならない義務があるためです。
そのため「撤去してはいけないものを撤去してしまった」「原状回復工事のやり直しが発生し、解約日に間に合わなかった」ということのないよう、旧オフィスの契約内容をしっかり把握した上で原状回復を行うことが重要です。
オフィス移転マニュアル10. 各種手続き
手続きには、移転前と移転後に行うべきものがあり、ほとんどに締切が設けられているため、しっかりと確認しておきましょう。
各種手続きにおける「必要書類の提出先」と「提出時期の締切」は以下の通りです。
▼各種公的手続き
| 新事務所での消防関連手続き | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転先の管轄消防署 | 防火対象物工事等計画届：工事着手の7日前 防火対象物使用開始届：新事務所使用開始の7日前 防火・防災管理者選任・解任届：新事務所使用開始までに 消防計画作成・変更届：新事務所使用開始までに |
| 移転登記申請 | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転前の管轄法務局 | 本店移転登記申請：移転後2週間以内 支店移転登記申請：移転後3週間以内 |
| 法人税の納税地異動届 | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転前の管轄税務署 | 移転後すぐに |
| 自動車保管場所証明申請 | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転後の管轄警察署 | 移転後すぐに |
| 健康保険・厚生年金保険適用事務所称・所在地変更届 | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転前の管轄年金事務所 | 移転後5日以内 |
| 労働保険に関する住所変更手続き | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転先の管轄労働基準監督署・ 管轄公共職業安定所 （ハローワーク） |
移転後10日以内 |
| 給与支払事務所等の移転届< | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転前の管轄税務署 | 移転後1ヶ月以内 |
| 法人の設立・設置・変更等に伴う届出 | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転前の管轄市区町村 | 移転後30日以内 |
| 転居届 | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 郵便局 | 移転後10日以内 |
| 新事務所での消防関連手続き | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転先の管轄消防署 | 防火対象物工事等計画届： 工事着手の7日前 防火対象物使用開始届： 新事務所使用開始の7日前 防火・防災管理者選任・解任届： 新事務所使用開始までに 消防計画作成・変更届： 新事務所使用開始までに |
| 移転登記申請 | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転前の管轄法務局 | 本店移転登記申請： 移転後2週間以内 支店移転登記申請： 移転後3週間以内 |
| 法人税の納税地異動届 | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転前の管轄税務署 | 移転後すぐに |
| 自動車保管場所証明申請 | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転後の管轄警察署 | 移転後すぐに |
| 健康保険・厚生年金保険適用事務所称・所在地変更届 | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転前の管轄年金事務所 | 移転後5日以内 |
| 労働保険に関する住所変更手続き | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転先の管轄労働基準監督署・ 管轄公共職業安定所 （ハローワーク） |
移転後10日以内 |
| 給与支払事務所等の移転届< | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転前の管轄税務署 | 移転後1ヶ月以内 |
| 法人の設立・設置・変更等に伴う届出 | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 移転前の管轄市区町村 | 移転後30日以内 |
| 転居届 | |
|---|---|
| 提出先 | 締切 |
| 郵便局 | 移転後10日以内 |
▼その他の手続き
※オフィス移転に伴う手続きについては、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご確認ください。
オフィス移転のマニュアルを確認し、計画的に進めよう
そんなときは、本記事の「オフィス移転マニュアル」を確認すれば、悩む時間が削減されてより良い進め方がわかり、オフィス移転をストレスなくスムーズに進められます。
さらに、「費用項目の過不足」や「通常業務の圧迫」などのリスク回避も可能です。
それでも、「従業員の負担が大きくなるのが不安」「プロの手を借りて効率よく高品質なオフィスを実現したい」とお考えの方は、オフィス移転コンサルなどの専門家に相談してみるとよいでしょう。
